Организатор любой выставки в ходе ее подготовки хочет привлечь к ней как можно больше внимания, чтобы она добилась высокой оценки и признания. Сделать это можно только при условии, что и участники, и посетители будут довольны, и смогут подчеркнуть из экспозиции что-нибудь новенькое и полезное для себя.

Участники выставки, как правило, тоже не бескорыстно выбирают наиболее интересные и презентабельные выставочные стенды, подготавливают показ своих товаров и услуг. Все делается с целью привлечения партнеров по бизнесу, потребителей и оптовиков. Это желание объединяет и организаторов и участников, так как и тем и другим выгодно, чтобы экспозиция имела успех. С этой целью проводится целый ряд мероприятий.

Со стороны организатора, как правило, ведется серьезная работа по привлечению посетителей еще на этапе подготовки. Обычно делается следующее:

- рассылаются отпечатанные приглашения на все предприятия, работающие в заинтересованных отраслях;

- делается интернет-рассылка по адресам целевой аудитории;

- подготавливаются бесплатные брошюры и другие материалы, на которых размещаются сведения о будущем мероприятии. Информация подается также и в отраслевые издания, читатели которых могут захотеть увидеть все своими глазами.

Чем выше уровень выставки, тем более дорогостоящие средства рекламы применяются организатором на этапе ее подготовки. Тем не менее, стараниями устроителей вряд ли удастся достучаться до каждого возможного клиента. Поэтому чтобы заинтересовать конкретных лиц своими предложениями сами участники должны их пригласить и заинтересовать. Они, как правило, заранее готовят списки конкретных людей, и также индивидуально их приглашают. Делается это иногда даже за 2-3 месяца до фактического начала мероприятия. Готовя фирменные приглашения, важно представить в кратком виде основную информацию о своей компании, ее товарах, разработках и технологиях, а также о том, какую полезную информацию будут давать выставочные стенды.

Такое приглашение – это в некоторой степени реклама конкретного товара, который воочию можно будет увидеть во время его демонстрации. Выглядеть оно тоже может по-разному: и в виде стандартного письма, и в виде открытки, календаря и т.д. Обязательно указываются сроки и само место проведения выставки, то, где будет располагаться стенд, а также перечень продукции, которая будет представлена. Привлечь целевую аудиторию можно, если заранее пообещать им встречу с руководством компании, проводить дегустации на стенде, и заранее рассказать о том, что будет проводиться лотерея или викторина. 

 Чем более интересно оформление приглашения, чем больше разнообразных видов продукции будет представлено, и чем интереснее будет организован сам ход проведения выставки, тем больше нужных вам людей захотят принять в ней участие, и извлечь некую выгоду и для себя. Вы приобретаете новых партнеров, а с ними и увеличиваете шансы своей компании на получение стабильной прибыли.