Помещение, в котором принято проводить деловые встречи, совещания, банкеты и даже развлекательные мероприятия, получило название конференц-зала или конгресс-холла. Обеспечением такого рода помещений занимаются компании по организации мероприятий.  Вы можете не только арендовать залы для проведения конференций и конгресс - холлы на продолжительное время, но и снять переговорную на час. Особенностью таких залов является возможность широко использовать современные технические средства. При разработке дизайна и оформлении конференц-зала обязательно необходимо учитывать такие моменты, играющие большую роль при эксплуатации зала по назначению. Удобно должно быть всем – и выступающим, и зрителям.

Зал для проведения конференций обязательно должен быть оснащен следующими техническими средствами:

- система, дающая возможность визуального воспроизведения информации (проекторы, мониторы, экраны);

- конференцсистема с функцией, разрешающей синхронный перевод;

- качественная акустическая система и система микрофонов;

- система, дающая возможность осуществить видеоконференцию;

- система коммутации;

- несколько дополнительных систем.

Если конференц-зал оснащен по самому высокому уровню техники, то он дает своим посетителям ряд следующих возможностей:

- выводить информацию на экран в самом высоком качестве;

- выводить информацию не только на общий экран, но и на несколько других вспомогательных средств отображения;

- самостоятельно управлять презентациями и другими демонстрируемыми материалами, не сходя с места выступающего;

- осуществлять необходимый синхронный перевод в случае работы с иностранцами;

- организовывать телемосты и другие виды видеосвязи;

- регулировать громкость звучания;

- мгновенно фиксировать необходимую информацию на электронный носитель.

Чтобы слушатели и выступающие не испытывали чувства дискомфорта, необходимо правильно подобрать аппаратуру. Она по своим техническим характеристикам должна соответствовать размеру помещения, а также его акустическим свойствам.

Лучшим вариантом для демонстрации фото и видеоматериалов станет система прямой проекции, в основе которой лежит широкоформатный экран и проектор, обладающий высоким потоком света. В зависимости от назначения зала может быть использована система обратного проектирования или же система, состоящая из нескольких экранов.

Очень важно иметь в запасе такое устройство как интерактивный дисплей. Он удобен прежде всего для выступающего. Находится такое устройство непосредственно на столе или трибуне для докладчика. Оно необходимо для того, чтобы выступающий имел возможность управлять презентацией в ходе своего выступления, не отвлекаясь.