Каждая организация формирует документы, которые отражают стороны ее деятельности: управленческую, обеспечение ресурсами, основную, производственную.

Организация обменивается информацией с другими организациями. Она получает от них деловые письма, протоколы, договоры, акты. Чтобы компания эффективно работала, а документы формировались правильно и в требуемые сроки, создается специальная система делопроизводства. В том числе и автоматизация делопроизводства.

Система делопроизводства - это многочисленные организационные, информационные, технические и технологические меры, которые обеспечивают создание документов организации, их получение, отправку, обработку, а также хранение и использование.

Система делопроизводства довольно сложная. И она не ограничивается раскладыванием документов по папкам. Они постоянно систематизируются, официально регистрируются, контролируется исполнение тех мер, которые указаны в них, определяются сроки хранения. Все документы формируются в дела, сдаются в архив на хранение и уничтожаются после утраты ими ценности и истечения установленного нормативными актами срока хранения.

Все это рекомендуется делать соответственнно установленным порядкам. Лишь в этом случае документ сможет работать на организацию, например, доказывать ее правоту в суде или же служить серьезным основанием для принятия управленческого решения. Работой с документами в разной степени заняты все сотрудники организации. Если коллектив в компании небольшой, то организатором работы с документами может заниматься один человек – делопроизводитель. В большой организации для этого формируются специальные отделы.

Кстати, именно с этого шага должна начинаться работа любой вновь организованной компании. Зачастую секретарь руководителя, который присутствует практически в любой организации, возлагает на себя ответственность за делопроизводство.