Электронный документооборот, он же EDI (Electronic Data Interchange)- это новая отрасль бизнес-технологий, помогающих компании облегчить процесс деловых коммуникаций, повысить эффективность работы сотрудников и вычислительных ресурсов.

Электронный документооборот, он же EDI (Electronic Data Interchange)- это новая отрасль бизнес-технологий, помогающих компании облегчить процесс деловых коммуникаций, повысить эффективность работы сотрудников и вычислительных ресурсов. Что из себя представляет электронный документооборот? Это такая технология, при помощи которой контрагенты могут обмениваться между собой сообщениями, документами и другой коммерческой информацией в формате стандартизированного электронного документа. В отличие от внутри корпоративного обмена данными, электронный документооборот работает по строго стандартизированным правилам и форматам. Крупные розничные сети, зачастую являющиеся инициаторами внедрения электронный документооборота в бизнес-процессы, охотнее сотрудничают с поставщиками, которые имеют на местах системы EDI. Благодаря электронному обмену данными Ваша компания перейдёт на следующий уровень делового общения и эффективности, независимо от опыта.

 

Как работает электронный документооборот?

 

С использованием особых кодов и протоколов информация передаётся непосредственно с одного компьютера на другой для обработки информации, будь то заказ или часть процесса оплаты. Происходит это практически мгновенно, а участие человека сведено к минимуму. Например, клиент желает оформить заказ на перевозку двух тысяч мешков овощей с особыми пожеланиями по транспортировке и температуре. Работник совершает телефонный звонок, отправляет сообщение по электронной почте или отправляет счёт-фактуру, после чего данные мгновенно передаются на складскую компьютерную систему, а оттуда направляются к распределению для погрузки, при условии, что товар есть в наличии. Одновременно с этим передаются счёт-фактуры в бухгалтерию. Весь этот процесс протекает без необходимости ввода данных работником, что уменьшает потребность во временных и человеческих ресурсах, и повышает точность, так как данные собираются в одной точке, а далее передаются уже в электронном виде.

 

Удобства и преимущества.

 

В последнее время всё больше и больше торговых сетей и поставщиков используют электронный документооборот, повышая эффективность заказов и экономя время на задержках обработки заказов. В наше время даже небольшие коммерческие организации имеют дело с немалыми объёмами коммерческой документации, а использование традиционного бумажного документооборота значительно уменьшает перспективы развития из-за характерных для такого документооборота недостатков. Многие решения, представленные сегодня на рынке электронного обмена данными, предусматривают интеграцию с такими корпоративными системами, как 1С, SAP, Oracle и другими. Внедрение электронный документооборота не требует крупных вложений средств, но эффективность этих вложений становится очевидна в весьма короткий срок.