Каждая организация ведет документооборот. Этот процесс подразумевает полную обработку всех документов, которые поступают в фирму на бумажных носителях, а также дальнейшую их сохранность. Именно с этой целью и создаются архивы. За последние годы значительно увеличилось число случаев, когда компании внедряют электронное хранение своих документов. Для подобной операции организациям необходимо проводить перевод печатных форм различных документов в электронный вид. Делается это достаточно легко с помощью сканера. Но вот такая обработка документов требует у сотрудников фирмы много времени, так как они должны внимательно и тщательно проверить все без исключения электронные копии, которые обязательно должны быть хорошо читаемы, а также должны занимать как можно меньше свободного места в созданном электронном архиве.

Данная процедура осуществляется практически каждый день. Наверное, все сотрудники компании столкнулись с нею, так как они вынуждены каждый день переводить печатные формы своих рабочих документов в цифровую форму. Поэтому подобная рутинная обработка документов утомляет сотрудников компании, она очень неприятна для них, но, в то же время, очень важна и ценна для любой организации.

Любая обработка документов должна нести в себе максимум пользы. Это подразумевает то, что электронные копии всевозможных документов обязательно должны создаваться автоматически. Они практически не должны затрагивать человеческие ресурсы. Полученный отсканированный материал должен быть предельно высокого качества и иметь минимальный объем в электронном архиве. Подобные требования могут быть достигнуты достаточно тяжело, с применением некоторых усилий со стороны сотрудников компании. Как правило, изображение хорошего качества занимает большое место в архиве.