В последние годы в России начал стремительно развиваться рынок электронного документооборота. Федеральный закон от 06.04.11 № 63-ФЗ «Об электронной подписи», заменивший собой Федеральный закон от 10 января 2002 г. N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи", расширил понятия электронной подписи, юридически уравнял электронную цифровую подпись с собственноручной подписью и печатью на бумаге. У организаций и граждан появилась возможность сдавать в электронном виде различные формы отчётности в государственные контролирующие органы, обмениваться юридически значимыми документами. Внедрение системы электронного документооборота несёт за собой массу неоспоримых преимуществ и вот некоторые из них.

Экономия времени.
Электронный документооборот позволяет сократить временные затраты на операции с документами (поиск, обработка, согласование и так далее). Электронные документы проще и быстрее находить, редактировать, передавать. Чтобы отправить документ, больше нет необходимости терять время на поездки, например, в почтовые отделения, с последующей тратой времени на очереди. К тому же, одним из основных принципов электронного документооборота является возможность параллельной работы с документами, благодаря чему повышается скорость их исполнения, а время движения документов сокращается.


Высокий уровень информационной безопасности.
В системах электронного документооборота все документы хранятся в электронном виде, а доступ к ним обеспечивается строго в соответствии с правами, которые назначены тому или иному пользователю системы. К тому же все действия пользователей в системе автоматически протоколируются.


Экономия денежных средств
Сокращаются траты на такие характерные для бумажного документооборота издержки, как оплата почтовых и курьерских услуг, траты на бумагу, расходные материалы и тому подобное. К тому же, хранение бумажных документов требует гораздо большего места, чем электронных, и это тоже может требовать существенных денежных расходов.


Помимо перечисленных преимуществ, использование электронного документооборота повышает прозрачность и контролируемость всей деятельности организации. Увеличивается процент выполнения сотрудниками поставленных перед ними задач, упрощается коммуникация и информационный обмен внутри самой организации. Растёт скорость и качество взаимоотношений с клиентами.