В настоящее время большинство руководителей различных предприятий уделяют повышенное внимание проблемам безопасности документации.

В настоящее время большинство руководителей различных предприятий уделяют повышенное внимание проблемам безопасности документации. И это неудивительно, так как документы – это очень важная составляющая бизнеса, и от того, насколько в исправности они будут находиться, зависит очень многое. Именно это заставляет предпринимателей задумываться, каким образом можно защитить свои документы от подделок и от несанкционированного доступа.

Одним из самых традиционных способов защиты документа являются подпись и печать. Подпись – это знак того, что документ был прочитан определенным лицом, которое приняло решение принять те условия, которые обозначены в документе. Печать означает, что это было именно то лицо, которое по своему статусу имеет право принимать подобные решения. Именно эти две составляющие играют основную роль при принятии решения, насколько вообще можно доверять той или иной бумаге и насколько велика ее ценность. В то же время, с подписью и печатью сейчас все не так просто. Что касается подписи, то бывает так, что начальник физически не способен расписываться столько раз, сколько имеется документов, ждущих подписания. Однако без подписи директора компании та или иная бумага если и не будет считаться недействительной, то, по крайней мере, станет внушать меньше доверия. Чтобы избежать такой ситуации, в данный момент широко используется такая вещь, как факсимиле. С помощью факсимиле начальник способен всего за несколько минут сделать столько подписей, сколько от него требуется. Причем затратив на это минимум усилий и сконцентрировавшись именно на тех бумагах, которые он подписывает, а не на процессе постановки подписи как таковом. Что же до печати, то наборную печать сейчас можно купить в любом магазине.

Однако такие печати совершенно не подходят для солидных организаций. Чтобы печать внушала больше доверия, ее лучше изготовить на заказ, а затем зарегистрировать в специальной инстанции, которая как раз оказывает такие услуги. После того, как будут проведены изготовление штампов и их регистрация, можно будет практически во всех случаях доказать, является ли оттиск на том или ином документе действительным, или же не является. Если случай сложный, можно обратиться за экспертизой, которая с абсолютной точностью установит степень истинности печати. Это поможет разрешить сомнения и поставит точку даже в затянувшемся споре, который нередко может возникнуть именно по причине того, что документ недостаточно хорошо защищен.

Напоследок хочется заметить, что, помимо бумажной, сейчас существует и электронная почта. Чтобы поставить печать на электронные документы, сейчас используются специальные технологии, которые так же хорошо помогают защитить виртуальную документацию, как обычная резиновая печать защищает реальную. Эксперты советуют не пренебрегать подобными методами, особенно в свете того, что в настоящее время электронная документация используется все более широко и начинает вытеснять обычную, поскольку является намного более удобной. Защитив и ту, и другую с помощью современных методов, предприниматель может перестать беспокоиться и быть уверенным в том, что все документы, с которыми приходится работать его сотрудникам, являются подлинными, а это, в свою очередь, гарантирует значительное повышение продуктивности работы с ними и бизнеса в целом.