Если ваша организация набирает обороты, то количество документов, подлежащих архивации будет неуклонно расти. В этой ситуации необходимо искать современные способы оптимизации процесса хранения отработанных файлов.

Современный поток информации требует определенных навыков в структурировании и хранении документов. Особенно это актуально для крупных организаций, в которых ежедневный документооборот может достигать больших объемов. Если с самого начала не поставить все на правильные рельсы, то постепенно будет возникать множество проблем, связанных с поиском того или иного договора, акта выполненных работ или личного дела сотрудника. 

Любой уважающий себя руководитель понимает ценность исходной документации. Каждая операция в организации должна быть подкреплена бумажными носителями, это помогает не только в поддержании порядка внутри учреждения, но и в разрешении споров с подрядчиками или проверяющими структурами. Постепенно, с течением времени документов становится все больше и больше, и просто так утилизировать их не представляется возможным по многим причинам. Первое – это соблюдение законодательства – большинство файлов имеют свой срок хранения, особенно это касается, бухгалтерской первичной отчетности, личных дел работников или договоров с подрядчиками. Второе – это объективное понимание того, что эти документы в любой момент могут пригодиться в работе. И третье – даже просто утилизация также отнимает, порой такое бесценное, время.

Тем не менее, накопление большого количества «отработанных» бумаг отнимает время на их систематизацию, поиск нужной папки, в случае необходимости, а также огромные площади рабочего пространства. Несомненно, у любого грамотного руководителя возникает вопрос - есть ли возможность оптимизации хранения архивов рабочих документов таким образом, чтобы не только освободить офисное пространство и рабочую силу, но максимально облегчить поиск нужной документации, в случае необходимости?

И такая возможность  есть. В современно мире существуют специально созданные для этих целей организации, которые занимаются оказанием услуг по оптимизации документооборота компаний, работающих в различных сферах деятельности. Оказание архивных услуг – это один из видов их деятельности.

Уникальность работы таких компаний заключается в четкой и отлаженной работе всех ее сотрудников и клиентоориентированном подходе. В области архивирования документов вам будет предложен целый спектр услуг, включающий в себя упаковку файлов в специальные емкости для хранения с предварительной описью всего содержимого,  транспортировку в хранилище, а также запрос доставки какого-либо документа в случае надобности. Помимо базового набора услуг по хранению, у таких фирм можно заказать полное сканирование и распознавание всего архива с добавлением его в электронную базу вашей организации. Эта услуга обладает большим преимуществом, так как доступ к электронным документам, в таком случае, получает любой сотрудник компании, не зависимо от местонахождения.

Грамотно организованный документооборот значительно ускоряет работу любой компании. Но еще более непростой задачей порой бывает систематизация старых документов и поиск в их базе нужного по требованию файла. Для того чтобы узнать больше информации о возможностях эффективного хранения документации вашей фирмы предлагаем пройти по этой ссылке - www.osgrm.ru.