Уровень организаций деловых мероприятий многое может сказать о самом предприятии. Бизнес в настоящее время - это не только выстраивание бизнес-процессов, но и налаживание сотрудничества с деловыми партнерами. А потому деловые встречи создают репутацию компании, формируют её имидж. Кроме того, пожалуй ни одна фирма не обходится без таких форм публичного предложения своих товаров и услуг, как организация выставок, проведение презентаций, участие в конференциях. Узнаваемыми, как правило, становятся те компании, которые делают это наиболее успешно.

В небольших компаниях, где нет специального отдела, который может этим заняться, предпочитают отдавать организацию деловых мероприятий на аутсорсинг, поскольку этот комплекс является достаточно сложным и трудоемким. В него входит разработка идеи и концепции, написание сценария, подбор подходящей площадки, планирование работы транспорта, организация технического обеспечения и обслуживания, в том числе кофе-брейки, кейтеринг и т.д. Чтобы создать подходящую атмосферу, нужно продумать способы визуализации бренда, разработку и изготовление рекламно-информационных материалов, сувенирной продукции, дизайн помещений.

Организация совещания как делового мероприятия начинается с постановки цели. Совещания не стоит проводить слишком часто, чтобы не нарушать заданного ритма рабочих процессов. Они проводятся, когда возникает настоятельная потребность в том, чтобы донести до подчиненных или партнеров важную информацию, а также когда нужно выслушать новые мнения или организовать поиск альтернативных решений по важным вопросам деятельности компании.

Способы проведения совещания определяются его целями. Иногда достаточно провести селекторное совещания, не отвлекая сотрудников от рабочих мест. Так обычно решаются оперативные тактические вопросы.

Плановые встречи нужно заранее вносить в календарь организации. Как правило, в этих случаях круг рассматриваемых вопросов определяется предварительно и доводится до всех участников совещания заранее. Лучше, если это будет сделано в письменной форме. Заданное направление настроит участников на нужную волну, и, возможно, они придут уже с готовыми идеями.

Внимательно нужно подходить и к выбору участников совещания. В западном менеджменте принято рассчитывать стоимость проведения совещания, которая определяется путем сложения часовой ставки заработной платы каждого. Просто присутствующих быть не должно, поскольку это нарушает общую деловую атмосферу.